Dans le cadre de la gestion administrative, les factures d’électricité représentent des documents importants pour les entreprises puisqu’elles font partie des documents comptables. Il est donc essentiel de les conserver soigneusement.
Mais pendant combien de temps devez-vous garder vos factures d’électricité ? Cette période est-elle la même pour tous les fournisseurs d’énergie ? Dans quelles situations serez-vous amené à présenter vos factures d’électricité ? Faut-il conserver ses factures d’électricité lors d’un changement de fournisseur ?
ATOO Energie fait le point.
Facture d’électricité : pendant combien de temps la conserver ?
La conservation des factures d’électricité n’est pas infinie. Cependant, si une durée minimale de conservation est recommandée, vous êtes libre de les conserver aussi longtemps que vous le souhaitez.
Quelle est la durée légale de conservation ?
Selon le site officiel de l’administration Service-Public, il est recommandé de :
- conserver les factures d’électricité pendant 5 ans pour les particuliers.
- conserver les factures d’électricité pendant 10 ans pour les professionnels.
Ces périodes permettent aux consommateurs d’exercer leurs droits, comme contester un montant ou demander un remboursement. Les fournisseurs peuvent également vous contacter pour corriger une erreur ou un oubli, bien que les rappels de facturation ne peuvent se faire que dans les deux années suivant l’émission de la facture.
Pour les professionnels, il s’agit même d’une obligation légale. En effet, les factures font partie des documents comptables à conserver pendant 10 ans, au format papier ou électronique.
Conserver ses factures d’électricité après le déménagement de son entreprise
Un déménagement d’entreprise n’affecte pas les exigences en matière de réglementation fiscale. Comme indiqué précédemment, les factures servent de justificatifs. Vous devez être en mesure de les présenter au Fisc pendant dix ans, même si votre entreprise déménage.
Assurez-vous donc de bien conserver les factures. Un déménagement nécessite forcément la résiliation de votre contrat d’électricité et la souscription d’un nouveau. Informez votre fournisseur à l’avance pour lancer les démarches dans les meilleurs délais.
Le déménagement est souvent l’occasion de revoir son contrat d’énergie. Si vous changez de fournisseur d’électricité, assurez-vous de télécharger toutes vos factures. En effet, votre compte professionnel ne sera plus actif après la résiliation du contrat. La perte des factures d’électricité pourrait créer des lacunes dans votre comptabilité.
Combien de temps garder ses factures EDF ?
Comme évoqué précédemment, les factures EDF pour les professionnels doivent être conservées pendant 10 ans. Cela s’applique également aux factures des autres fournisseurs d’électricité (Engie, TotalEnergies, Primeo Energie etc.). Le ministère des Finances indique d’ailleurs que « les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales telle que les bons de commande, les bons de livraison… doivent être conservés 10 ans ». Le fait de ne pas respecter cette obligation de conservation des documents administratifs peut entraîner des sanctions financières.
Si vous avez souscrit un contrat chez EDF, il est essentiel de conserver vos factures d’électricité. Cette règle s’applique aussi aux factures d’eau, de gaz, aux services de téléphonie et aux contrats d’assurance, car leur conservation fait partie de vos obligations légales.
Comment obtenir un duplicata en cas de perte de votre facture d’électricité ?
Si vous avez égaré une facture d’électricité, vous pouvez demander un duplicata en ligne sur l’espace client de votre fournisseur d’énergie. Cependant, cette prestation est souvent payante et votre fournisseur pourra vous facturer des frais pour le duplicata.
Si vous n’êtes plus client, il faudra contacter le service client de votre ancien fournisseur.
Pourquoi garder ses factures d’électricité professionnelles ?
Respecter les obligations légales fiscales
Tout d’abord, les entreprises doivent conserver leurs factures d’électricité à des fins comptables et fiscales. En effet, ces factures représentent des pièces comptables liées aux dépenses professionnelles, qui doivent être justifiées devant les autorités publiques. Il est donc essentiel de conserver les factures d’électricité pendant la période requise pour se conformer aux contrôles fiscaux.
Pour régler des litiges avec votre fournisseur
Les factures peuvent servir de preuves, notamment en cas de désaccord avec votre fournisseur d’énergie. Grâce à vos anciennes factures, vous pouvez mettre en évidence une incohérence. Les erreurs ne sont pas rares. Il est donc utile de garder vos factures pour vérifier si un montant semble excessif, afin de pouvoir le contester si nécessaire.
Avant de contester, vérifiez tous les paramètres de votre facture ou de vos prélèvements. Si le problème persiste, vous pouvez solliciter le Médiateur National de l’Énergie avant d’envisager une action en justice.
Les factures servent aussi de preuves en cas de litige de paiement. Si votre fournisseur réclame un paiement impayé, vous pouvez comparer les montants facturés et ceux qui ont été prélevés sur votre compte bancaire. La facture peut ainsi prouver votre bonne foi ou démontrer un prélèvement injustifié.
Pour contrôler vos dépenses énergétiques
En dehors des aspects légaux, conserver les factures d’énergie permet de suivre l’évolution de la consommation d’électricité. Cela facilite l’établissement d’un budget énergétique pour l’entreprise.
Bien que la technologie facilite de plus en plus l’analyse des dépenses énergétiques, les factures restent un outil de référence. Elles indiquent la consommation et les prix de l’énergie. Vous pouvez ainsi vérifier le prix du kilowattheure (kWh) ou le coût de votre abonnement.
Ce document peut également servir de référence si vous envisagez de changer de fournisseur d’énergie.
Optimiser fiscalement les dépenses en électricité
Les factures d’électricité mentionnent les taxes sur l’électricité, conformément à la législation. Le Code des douanes prévoit plusieurs cas de taux réduits et d’exonérations pour certaines taxes. C’est le cas de l’accise sur l’électricité (ex CSPE ou TICFE). Ces dispositions concernent généralement les gros consommateurs d’électricité et les profils industriels.
Si votre entreprise est éligible mais n’a pas demandé d’exonération, vous pouvez demander un remboursement des taxes. Pour ce faire, vous devrez envoyer la facture et le formulaire CERFA correspondant au service des douanes.
